整骨院が保健所から指導を受けたときの対応手順|再発防止と行政書類の書き方

1. 保健所の指導はどこから来るのか|3つの経路

保健所が特定の施術所を狙って調査することは、実際にはほとんどありません。何らかのきっかけがあって初めて動くのが一般的です。経路を理解しておくと、リスクの所在が分かります。

経路1: 第三者からの通報・相談

もっとも多い経路です。通報者として想定されるのは次のような立場の人です。

経路2: 自治体の巡回・実地確認

自治体によっては、定期的に管内の施術所を巡回しています。確認されるのは、開設届の内容と実態が一致しているか、屋外看板に問題がないかといった点です。

頻度は自治体によって大きく異なり、数年に一度というところもあれば、開設後1年以内に必ず一度訪問するところもあります。

経路3: 開設届・変更届に関連した確認

開設届を出したとき、移転や施術者の変更で変更届を出したときに、あわせて広告物や掲示物の確認を受けるケースがあります。届出のタイミングは行政と接点ができるため、事前に整えておくべき時期です。

2. 指導の3段階|口頭指導・文書指導・業務改善命令

行政の対応は、いきなり罰則ではありません。段階を踏んで進みます。2025年2月のガイドラインで、この流れが明文化されました。

第1段階: 口頭指導

大半のケースはここで終わります。素直に修正すれば、それ以上の展開にはなりません。

第2段階: 文書指導

口頭指導に対応しなかった場合や、指摘内容が重大な場合にこの段階に進みます。期限が明記されているため、必ず守ってください。

第3段階: 業務改善命令

規制の全体像と罰則の詳細は、【2025年2月施行】柔整・あはき広告ガイドライン完全解説で解説しています。

3. 連絡が来たら最初にやるべき5つのこと

ここが本記事の核心です。連絡を受けた直後の30分で、その後の展開が決まります。

ステップ1: 指摘内容を正確に記録する

電話を受けたら、その場で以下を必ずメモしてください。後から確認しようとしても、担当者が不在だったり、記憶が曖昧になったりします。

ステップ2: その場で反論しない

指摘内容に納得できなくても、電話口で議論しないでください。理由は3つあります。

• 担当者は法令に基づいて連絡しており、その場で判断を変える権限がない
• 感情的なやり取りは記録に残り、後の対応が難しくなる
• 正確な事実確認をしないまま反論すると、こちらの誤りだった場合に信用を失う

まずは「ご指摘ありがとうございます。確認のうえ、対応いたします」と受け止めてください。反論の機会は後から作れます。

ステップ3: 該当箇所を即座に非公開にする

指摘された箇所は、その日のうちに非公開または削除してください。修正案を考えてから直すのではなく、まず消すのが正解です。

ステップ4: 同種の表現を全媒体で洗い出す

指摘されたのは氷山の一角である可能性が高いです。同じ表現が他の媒体にも残っていないかを確認してください。

たとえば「肩こり」を指摘された場合、以下をすべて確認します。

• ホームページ (全ページ。特にメニュー欄・トップページ)
• GBPのビジネス説明文・投稿・サービス項目
• Instagram・X・Facebookの過去投稿
• チラシ・院内POP・看板・のぼり
• 予約サイトや外部ポータルへの掲載情報

指摘された媒体だけ直して報告すると、後日別の媒体で再指摘を受けることになります。それは行政から見ると「対応が不十分」と映ります。

ステップ5: 対応の記録を残す

いつ・何を・どう直したかを記録してください。これが改善報告書の材料になります。

この表をExcelやスプレッドシートで作っておけば、そのまま改善報告書に転記できるでしょう。記録は「対応した証拠」としても機能します。

電話対応のスクリプト

実際にどう受け答えすればいいか、そのまま使える形で示します。この用紙を電話機の横に置いておくだけで、初動の質が変わります。

このスクリプトの要点は、指摘を受け止めつつ、必要な情報を漏れなく引き出している点です。反論も言い訳もしていませんが、「点検します」「報告します」と主体的に動く姿勢を示しています。

4. 指導内容別の対応手順|広告・施術録・掲示物

指導の対象は広告だけではありません。よくある3つのパターン別に手順を整理します。

4-1. 広告表現に関する指導

もっとも多いパターンです。対応手順は次のとおりです。

1. 該当表現を削除 — その日のうちに実施
2. 同種表現を全媒体で検索 — Ctrl+Fやサイト内検索を活用
3. 代替表現に差し替え — 業務範囲内・法定施術行為名を使う
4. スタッフに共有 — 同じ表現を再度使わないよう周知
5. 報告 — 修正前後を対比した形で報告する

代替表現の具体例は、整骨院で使ってはいけない症状名・療法名一覧に100語まとめています。指導を受けた表現がそのまま載っている可能性が高いです。

4-2. 施術録・記録に関する指導

療養費請求に関連して、施術録の記載不備を指摘されるケースがあります。

施術録は指導を受けてから遡って直すことができません。今後の運用を改めることが対応になります。「本日以降、以下の運用に変更しました」と報告するのが正しい形です。

4-3. 掲示物に関する指導

施術所には、法令上掲示が必要なものがあります。逆に、掲示してはいけないものも存在します。

4-4. 立入検査を受ける場合

文書指導の前後で、担当者が施術所を訪問して確認を行うことがあります。柔道整復師法第26条に基づく報告徴収・立入検査です。

訪問日時は事前に連絡されるのが通常です。抜き打ちで来ることは稀ですが、その場合でも正当な理由なく拒否することはできません。

5. 改善報告書の書き方とテンプレート

文書指導を受けた場合、改善報告書の提出を求められます。書式が指定されていることもありますが、指定がない場合は以下の構成で作成してください。

改善報告書に含めるべき6項目

テンプレート

報告書を書くときの3つのコツ

コツ1: 修正前後を必ず対比で書く

「修正しました」だけでは、何をどう直したのか行政側が確認できません。修正前の表現をそのまま記載し、修正後と並べて書いてください。自分に不利な内容を隠さないことが、かえって信頼につながります。

コツ2: 指摘されていない点も報告する

自主点検で見つけて直した箇所も、報告書に含めてください。「指摘された箇所だけ直した」より「全体を見直した」方が、再発防止の意思が伝わります。

コツ3: 再発防止策は具体的に書く

「今後注意します」では不十分です。チェックリストの作成、点検頻度、研修の実施日など、検証可能な事実を書いてください。

6. 再発を防ぐ院内体制のつくり方

指導への対応が終わったら、同じことが二度と起きない仕組みを作ります。ここまでやって初めて対応が完結します。

仕組み1: 掲載前チェックリスト

新しく何かを掲載・投稿する前に確認すべき項目を、紙1枚にまとめました。

この8項目を印刷して、パソコンの横に貼っておくだけでも効果があります。より詳細な自主監査手順は、整骨院が罰金30万円を回避する院内チェックリスト10項目にまとめています。

仕組み2: 承認フローの明文化

スタッフが投稿や掲示物を作る場合、誰の承認が必要かを明確にします。

仕組み3: 定期点検の固定化

月1回、日付を決めて全媒体を点検します。所要時間は慣れれば20〜30分です。

1. 毎月第1月曜など、固定の日を決める
2. カレンダーに繰り返し予定として登録する
3. 点検した記録を残す(日付・点検者・結果)

点検記録を残しておくと、万が一再度指導を受けたときに「継続的に自主点検していた」証跡になります。これは情状において大きな意味を持ちます。

仕組み4: 判断に迷ったら保健所に聞く

グレーゾーンの表現は必ず出てきます。そのときは事前に保健所に相談してください。相談は無料で、自治体によっては相談フォームを設けています。

仕組み5: 指導後3ヶ月の重点期間を設ける

指導を受けた直後は、行政側が改善状況を再確認する可能性が高い時期です。この3ヶ月を意識的な重点期間として設計しておくと、確実に定着します。

ポイントは、3ヶ月後に「月1回」へソフトランディングさせることです。最初から月1回だと油断が生まれ、週1回のままだと続きません。

体制づくりのチェックリスト

ここまでの内容を、確認用にまとめます。すべてに「はい」と答えられる状態であれば、再発防止の体制は整ったと言えるでしょう。

7. やってはいけない対応3つ

初動を誤ると、口頭指導で済んだはずの案件が文書指導に進みます。

NG1: 無視する・放置する

最悪の対応です。行政は指導した記録を残しています。改善が確認できなければ、次の段階に進む理由が積み上がるだけです。

忙しくてすぐに対応できない場合は、その旨を連絡してください。「看板の撤去は業者手配が必要で、○月○日になります」と伝えれば、行政側も事情を理解します。無言で放置することだけは避けてください。

NG2: 一部だけ直して「対応済み」と報告する

指摘された1箇所だけ直し、同じ表現が他の媒体に残ったまま報告すると、後日それが発覚して信頼を失います。

行政側は、報告を受けた後に改めて確認を行っています。ホームページを見れば、修正されていない箇所はすぐに判明するでしょう。中途半端な対応は、対応しないより印象が悪くなります。

NG3: 感情的に反論する

「他院もやっている」「今まで何も言われなかった」といった反論は、いずれも法的な意味を持ちません。

8. よくある質問FAQ

Q1. 保健所から電話が来ましたが、担当者に折り返す時間がありません

可能な限り早く折り返してください。当日が難しければ、翌営業日には連絡を入れます。連絡がつかない状態が続くと、文書での通知に切り替わる可能性があります。折り返しの際は、指摘内容を正確に聞き取るための時間(10〜15分程度)を確保してから電話してください。

Q2. 指導内容に納得できません。争えますか?

事実誤認がある場合は、事実を示して確認を求めることができます。ただし、法令解釈そのものを争うのは現実的ではありません。柔道整復師法第24条は広告できる事項を限定列挙しており、解釈の幅が狭いためです。どうしても納得できない場合は、行政書士や弁護士など専門家への相談を検討してください。

Q3. 制作会社が作ったホームページを指摘されました。責任は制作会社では?

行政に対する広告責任は施術所の開設者が負います。制作会社との契約上の責任分担は別問題で、行政対応とは切り離して考えてください。まず改善を行い、その後に制作会社と協議するのが順序です。今後は、制作を依頼する際に「柔整の広告ガイドラインに準拠すること」を発注条件に明記しておくと防げます。

Q4. 改善報告書の書式は指定されますか?

自治体によります。指定書式がある場合は必ずそれを使ってください。指定がない場合は、本記事第5章のテンプレートを参考にA4で1〜2枚にまとめれば十分です。迷ったら担当者に「書式のご指定はありますか」と確認してください。聞くこと自体が誠実な対応と受け取られます。

Q5. 指導を受けたことは公表されますか?

口頭指導・文書指導の段階で公表されることは、通常ありません。業務改善命令など行政処分に至った場合は、自治体によって公表されることがあります。これも、初動で対応すべき理由の一つです。

Q6. 過去の指導歴は残りますか?

行政側の記録としては残ります。ただし、それが直ちに不利益になるわけではありません。むしろ重要なのは、指導後に改善し、再発していないという記録です。誠実に対応した履歴は、次に何かあったときにプラスに働きます。

Q7. 通報したのが誰か知ることはできますか?

できません。行政は通報者の情報を開示しません。また、追及しようとすること自体が無意味です。誰が通報したかではなく、なぜ指摘される状態だったかに目を向けてください。通報されたということは、客観的に見て問題のある表現があったということです。

Q8. 指導を受けた後、いつまで気をつけていればいいですか?

期限はありません。広告規制は継続的に守るべきルールです。ただし、指導直後の3〜6ヶ月は行政側が改善状況を確認する可能性が高い時期なので、特に丁寧に運用してください。その後は月1回の定期点検で十分です。

9. まとめ|指導は終わりではなく仕組みを作る機会

保健所からの指導は、経営者にとって強いストレスです。しかし冷静に見れば、行政は罰することが目的ではなく、是正することが目的です。初動で誠実に対応すれば、ほぼすべてのケースは第1段階で完結します。

指導を受けた院は、その後むしろ規制対応の水準が高くなる傾向にあります。指摘されたという事実より、その後どう変わったかが評価されます。この記事の手順に沿って対応すれば、指導は院の体制を整える契機に変わります。